Информационно-сервисный портал избавил жителей поселка Вартемяки от очередей

Заказчик: ДНТ «Вартемяки»
Проектирование, дизайн, верстка, программирование: СТЕК
Платформа: UMI.CMS Corporate
Сайт: dntvart.ru

О заказчике

ДНТ «Вартемяки» — достаточно крупный поселок в Ленинградской области, на территории которого находится более 300 домовладений, административных и инфраструктурных объектов.

Информационный портал Вартемяки на системе для создания сайтов UMI.CMS

Проблемы

Остро назрела необходимость автоматизировать операционную деятельность администрации поселка. Для выполнения этой задачи требовалось организовать сервис, который бы позволил снизить нагрузку на скромный штат сотрудников администрации. Значительный рост обращений жителей поселка как по общим организационным вопросам, так и по заявкам в коммунальные службы требовал системы обработки и учета обращений. Необходимость в посещении бухгалтерии при совершении коммунальных и целевых платежей оборачивалась стояниями в очередях. Сотрудники администрации долго и утомительно обзванивали жителей по любому информационному поводу, сообщая о предстоящих праздниках и мероприятиях. Жители были вынуждены в буквальном смысле разыскивать требуемую информацию об инфраструктуре поселка ― от расписания работы клуба до телефонов дежурного на КПП.

Ситуация требовала элегантного современного решения, которое позволило бы разом решить все проблемы.

Цели и задачи

Разрабатываемая система должна была стать информационным порталом, своеобразным единым окном, объединяющим жителей и администрацию поселка и при этом решающим сразу несколько ключевых задач.

Организация системы личных кабинетов, где каждому домовладельцу выделен персональный аккаунт, привязанный к лицевому счету. Функционал кабинета должен обеспечить возможность:

  • просматривать детализацию по платежам и начислениям,
  • пополнять баланс лицевого счета посредством безопасного электронного платежа,
  • подавать заявки в сервисные службы поселка с отслеживанием статуса их обработки,
  • участвовать в проводимых администрацией опросах и голосованиях,
  • обмениваться сообщениями с администрацией.

Организация информационного банка данных, который включает:

  • интерактивную карту поселка с возможностью просмотра подробной информации по каждому объекту на карте,
  • справочник адресов и телефонов служб и организаций,
  • структурированную библиотеку документации,
  • новостную ленту, освещающую прошедшие и предстоящие события,
  • фотогалерею.

Разработка решения

Проектирование

Работа над проектом началась с глубокого анализа системы учета данных ДНТ, его структуры и принципов функционирования.

Прежде всего потребовалось сформировать массив данных для использования в качестве информационного ядра ― для этого были привлечены специалисты по работе с 1С. Требовалось построить такую архитектуру системы, которая обеспечит бесперебойную работу всех необходимых функций и полную сохранность персональных данных пользователей.

На этапе проектирования команда веб-студии СТЕК предложила схему веб-интерфейса, которая была бы доступна и удобна даже для неопытных пользователей и при этом готова к дальнейшему масштабированию функционала системы. Следующим этапом планируется расширение инструментов социальной активности пользователей: личные сообщения, форумы, публичные доски объявлений, тематические сообщества и т.п.

Прототип портала Вартемяки Посмотреть
прототип

Для наглядного представления алгоритмов взаимодействия пользователей с системой этого команда разработала динамический прототип при помощи сервиса Invision. Он представляет собой наглядную модель портала со всеми его разделами и демонстрацией функционала. Такая модель позволяет продемонстрировать работу будущего сайта, его навигацию и представление информации.

Дизайн портала Вартемяки на системе управления cайтами UMI.CMS

Дизайн

Графическое оформление интерфейса информационной системы в значительной степени определяет, насколько комфортно будет пользователям с ней взаимодействовать. Важно сместить акценты в восприятии на информацию. Навигация должна быть хорошо читаемой, интуитивно понятной и не перегружена визуальным шумом — избыточной графикой.

Дизайн портала Вартемяки на системе управления cайтами UMI.CMS

Использование чистой цветовой палитры в сочетании с пиктограммами, уход от теней и эффекта объема — решения, ставшие отличительной особенностью предложенной концепции. Интерфейс визуально разделен на три зоны: навигационная (меню), персональная (личные данные пользователя) и информационная (содержимое общих разделов). Цветовая схема оформления акцентирует ключевые области на страницах сайта, что способствует комфортному поиску и восприятию информации.

Оформление элементов портала Вартемяки на системе для разработки сайтов UMI.CMS

Для элементов навигации по сайту был проработан набор пиктограмм. Каждая пиктограмма иллюстрирует соответствующую функцию и однозначно обозначает нужное действие.

Функциональные возможности

В качестве платформы была выбрана UMI.CMS, поскольку для проекта требовалось апробированное надежное решение, которое бы позволяло администрировать и масштабировать сервис с минимальными трудозатратами. Помимо этого требовался гибкий инструмент, позволяющий сконфигурировать защищенную систему, устойчивую к несанкционированному доступу. В рамки поставленной задачи идеально вписалась редакция UMI.CMS Corporate.

Функции личного кабинета

Личный кабинет пользователя

Персональные разделы позволяют получить быстрый доступ к детальной информации по платежам и начислениям, структурированной по датам.

Возможность проведения электронных платежей на базе сервиса Яндекс.Касса позволяет безопасно пополнить баланс личного счета и своевременно погасить задолженность.

Система подачи заявок позволяет отследить статус обработки каждого обращения в сервисные службы поселка и при необходимости уточнить детали.

Пользователи также могут участвовать в опросах и голосованиях, проводимых правлением.

Все это доступно жителям поселка в режиме одного окна, достаточно авторизоваться в системе по персональным ключам, полученным в администрации.

Информационное хранилище

Интерактивная карта на базе сервиса Яндекс.Карты наглядно отображает инфраструктуру поселка, при этом каждый объект на карте содержит детальную информационную карточку с описанием, фотографиями, а также связанными с ним событиями и новостями.

Библиотека хранит уставную документацию, принятые и обсуждаемые решения, прочие значимые документы, относящиеся к функционированию ДНТ.

Пользователям доступен регулярно актуализируемый справочник адресов и телефонов служб и организаций, размещенных на территории поселка и в ближайших окрестностях.

Фотогалерея и лента событий содержит детальную информацию о прошедших и планируемых мероприятиях в жизни поселка.

Интерактивная карта поселка

Каковы результаты?

Портал был открыт весной 2016 г., перед началом дачного сезона. Домовладельцев оповестили о запуске сервиса с помощью автоматизированной рассылки, а ключи для входа в систему выдавались персонально при посещении администрации.

Запуск портала принес отличный результат и решил многие проблемы заказчика:

  • более 80% жителей регулярно пользуются порталом,
  • существенно снизилась нагрузка на сотрудников финансового отдела администрации,
  • сократились трудозатраты на информирование населения о важных событиях,
  • благодаря системе опросов значительно сократилось время принятия решений по вопросам работы ДНТ.

Слово заказчику

«

Когда мы начинали совместную работу, наше сотрудничество со «СТЕК» в сфере ИТ продолжалось уже несколько лет. Поэтому мы уже были знакомы с профессионализмом сотрудников и их скоростью в урегулировании технических вопросов.

При этом наше ДНТ нуждалось также и в решении оргвопросов, скажем, оповещение жителей о мероприятиях, ответы на похожие запросы к администрации — и некоторых других. Кроме того, хотелось обратить внимание жителей на события в жизни ДНТ и его основные документы.

Описанные задачи мог решить собственный портал товарищества. А наш подрядчик по ИТ, как оказалось, занимается и сайтами.

Веб-отдел «СТЕК» сработал профессионально, приятно удивил быстрой реакцией на вопросы и направлением процесса в правильную сторону. Все запланированные задачи реализованы в полной мере.

Итоги работы считаю положительными: как задумали, так и получилось. Благодарим всю команду исполнителей — от руководителя до программистов.

»

Олег Валентинович Власов,

Председатель правления ДНТ «Вартемяки»